Hochzeitsplanung: Checkliste von 18 Monaten bis zum großen Tag

2025 haben in Deutschland rund 348.800 Paare geheiratet, so das Statistische Bundesamt. Die meisten davon an einem Samstag im Sommer: Laut dem Bridebook Wedding Report 2026 fanden 47 Prozent der Hochzeiten samstags statt, die beliebtesten Monate waren August, Mai und September. Wer an einem solchen Termin feiern möchte, muss früh anfangen.

Die folgenden Zeiträume sind Richtwerte. Ihr könnt auch mit sechs Monaten Vorlauf eine wunderschöne Hochzeit feiern, nur habt ihr dann weniger Auswahl. Fest sind dagegen die Fristen beim Standesamt.

Tipp: Legt euch gleich zu Beginn eine gemeinsame Liste an, in der ihr Dienstleister, Angebote, Kosten und Fristen sammelt. Das spart später viele Suchen in alten E-Mails.

Bevor es losgeht: drei Entscheidungen

Alles Weitere hängt an diesen drei Punkten. Klärt sie zuerst, am besten zu zweit und in Ruhe:

1. Budget: Laut Bridebook kostete eine Hochzeit in Deutschland 2025 im Schnitt 17.006 Euro, ohne Flitterwochen und Ringe. Der größte Posten ist die Location mit durchschnittlich 8.568 Euro. Die WeddyPlace-Studie 2024 kam auf 15.452,50 Euro bei 66 Gästen. Beides sind Werte von Hochzeitsportalen, keine amtlichen Zahlen, aber sie zeigen die Größenordnung.
2. Gästeliste: Die Zahl der Gäste bestimmt Location, Catering und Budget. Bridebook nennt für 2025 im Schnitt 82 Gäste, gut die Hälfte der Feiern hatte weniger als 60.
3. Zeitraum: Seid ihr beim Datum flexibel, habt ihr mehr Auswahl. Laut Bridebook war eine Hochzeit im Januar im Schnitt deutlich günstiger als im August. Auch ein Freitag statt Samstag öffnet viele Türen.

18 bis 12 Monate vorher

• Location suchen und buchen: Beliebte Hochzeitslocations sind laut ERGO-Ratgeber häufig eineinhalb Jahre im Voraus ausgebucht. Besichtigt zwei oder drei Favoriten und fragt nach Kapazität, Catering, Übernachtung und Plan B bei Regen. Inspiration findet ihr in unserem Überblick über die schönsten Hochzeitslocations in OWL.
• Standesamt reservieren: Viele Städte in der Region vergeben Trautermine genau ein Jahr im Voraus. Bielefeld, Herford, Bad Salzuflen und Bückeburg reservieren bis zu zwölf Monate vorher, Porta Westfalica ab zwölf Monaten vor dem Wunschtermin. In Minden kostet eine Reservierung vor der Anmeldung 50 Euro im Trauzimmer und 100 Euro an anderen Trauorten oder samstags; die Gebühr wird später verrechnet.
• Samstage sind knapp: Viele Standesämter trauen nur an wenigen Samstagen. Petershagen hat für 2027 sechs Samstagstermine, Bad Salzuflen zwei Samstage im Monat, Bückeburg jeden dritten. In Porta Westfalica waren zwei Sommerwochenenden 2027 schon im November 2026 ausgebucht oder fast ausgebucht.
• Freie Trauung? Wenn ihr eine freie Trauung plant, sucht jetzt eure Traurednerin oder euren Trauredner. Mehr dazu in unserem Artikel zur freien Trauung in OWL.
• Trauzeugen fragen: Sie helfen bei der Planung und sind am Tag eure wichtigsten Ansprechpartner.

12 bis 9 Monate vorher

• Save-the-Date verschicken: Bridebook empfiehlt etwa acht bis zwölf Monate vorher, rund zwölf Monate, wenn Gäste Flüge oder Hotels buchen müssen.
• Fotograf, DJ oder Band, Catering buchen: Fotografen sind laut ERGO vor allem von Mai bis September schnell ausgebucht. Die Plattform Trustlocal hat ausgewertet, wann Paare anfragen: im Mittel etwa acht Monate vorher bei Traurednern, sieben bei DJs, fünf bis sechs beim Catering und etwa fünf bei Fotografen. Wer früher fragt, hat die größere Auswahl.
• Brautkleid suchen: Bridebook rät, neun bis zwölf Monate vorher mit der Suche zu beginnen. Für Produktion und Anpassungen solltet ihr mindestens sechs Monate einplanen.
• Zimmer für Gäste: Fragt in Hotels nahe der Location nach einem Zimmerkontingent.
• Highlights für Gäste: Fotospiegel, Candybar oder Audiogästebuch sind an Sommersamstagen gefragt. Fragt früh an, wenn ihr etwas Bestimmtes möchtet. Ideen dazu findet ihr in unserem Artikel Gäste unterhalten auf der Hochzeit.

9 bis 6 Monate vorher

• Einladungen gestalten: Papeterie in Auftrag geben oder selbst gestalten.
• Deko-Konzept festlegen: Farben, Blumen, Tischdekoration, Willkommensschild und Sitzplan. Ein durchgängiger Stil wirkt stimmiger als viele Einzelideen.
• Floristik und Torte: Termine für Beratung und Probe vereinbaren.
• Outfit für den Bräutigam und gegebenenfalls Kleidung für Blumenkinder.
• Flitterwochen planen, falls sie direkt nach der Hochzeit stattfinden.

6 bis 3 Monate vorher: Standesamt anmelden

Jetzt wird es offiziell. Das Wichtigste zur Anmeldung:

• Wo? Angemeldet wird beim Standesamt am Wohnsitz eines von euch beiden (§ 12 Personenstandsgesetz). Heiraten könnt ihr danach bei jedem Standesamt in Deutschland (§ 11 PStG).
• Wann? Hat das Standesamt mitgeteilt, dass ihr heiraten könnt, müsst ihr innerhalb von sechs Monaten heiraten. Sonst müsst ihr neu anmelden (§ 13 Abs. 4 PStG). Deshalb heißt es bei den Städten: frühestens sechs Monate vor der Trauung anmelden. Bad Salzuflen nennt außerdem spätestens drei Wochen vorher und möchte die Unterlagen fünf Wochen vorher im Original.
• Welche Unterlagen? Das unterscheidet sich von Stadt zu Stadt. Zwei ledige Deutsche brauchen in Bielefeld zum Beispiel Personalausweis oder Reisepass und eine aktuelle beglaubigte Abschrift aus dem Geburtenregister, ausdrücklich keine Geburtsurkunde. Eine erweiterte Meldebescheinigung braucht dort nur, wer nicht in Bielefeld gemeldet ist. Petershagen verlangt sie grundsätzlich. In Bielefeld ist auch eine Online-Anmeldung mit BundID möglich, dann holt das Standesamt die Nachweise selbst ab.
• Was kostet es? Auch das legt jede Stadt fest. In Minden kostet die Anmeldung 60 Euro, eine Trauung außerhalb der Öffnungszeiten 100 Euro und ein Trauort außerhalb des Rathauses 100 Euro zusätzlich. In Bielefeld kostet die Prüfung 80 Euro, die Sparrenburg als Trauort 220 Euro Nutzungsgebühr (Stand November 2026).
• Der Name: Seit dem 1. Mai 2025 könnt ihr einen echten Doppelnamen aus beiden Nachnamen als gemeinsamen Ehenamen wählen, mit oder ohne Bindestrich (§ 1355 BGB). Gemeinsame Kinder bekommen ihn als Geburtsnamen. Die Erklärung gebt ihr am besten bei der Eheschließung ab.

Tipp: Fragt beim Termin für die Anmeldung direkt nach, welche Unterlagen euer Standesamt braucht. Eine beglaubigte Abschrift aus dem Geburtenregister bekommt ihr beim Standesamt eures Geburtsorts, und das kann ein paar Tage dauern.

Außerdem in dieser Phase:

• Einladungen verschicken: etwa drei bis sechs Monate vorher. Als Frist für die Rückmeldung hat sich rund ein Monat nach Erhalt bewährt, damit ihr die Gästezahl rechtzeitig ans Catering geben könnt.
• Trauringe bestellen und Gravur festlegen.
• Menü festlegen und, wenn möglich, Probeessen.

3 bis 1 Monat vorher

• Rückmeldungen nachhalten und die endgültige Gästezahl an Location und Catering geben.
• Sitzplan erstellen: Tische, Tischnummern, Platzkarten. Beim Aufsteller Take a shot and find your seat findet jeder Gast seinen Platz über ein personalisiertes Schnapsglas, das gleich als Gastgeschenk dient.
• Ablaufplan schreiben: mit Uhrzeiten, Adressen und Ansprechpartnern. Gebt ihn allen Dienstleistern und euren Trauzeugen. Achtet auf Wartezeiten für die Gäste, etwa während des Paarshootings.
• Reden abstimmen: Wer spricht wann, und wie lange? Drei bis fünf Minuten pro Rede sind ideal.
• Musik: Wunschlieder, No-Gos und den Eröffnungstanz mit DJ oder Band besprechen.
• Verleih und Deko klären: Wer liefert wann, wer baut auf und ab, wann ist die Rückgabe? Bei KOKORO besprechen wir das im Angebot mit euch.
• Anprobe von Kleid und Anzug, Schuhe einlaufen.

Die letzte Woche

• Alle Dienstleister ein letztes Mal anrufen: Uhrzeit, Adresse, Ansprechpartner vor Ort.
• Eine Person bestimmen, die am Tag Fragen der Dienstleister beantwortet. Das sollten nicht ihr selbst sein.
• Umschläge für Bargeld-Zahlungen und Trinkgelder vorbereiten.
• Ringe, Ausweise und Unterlagen fürs Standesamt in eine Tasche packen.
• Ein kleines Notfall-Set zusammenstellen: Pflaster, Nadel und Faden, Schmerztabletten, Taschentücher, Ladekabel.
• Früh schlafen gehen.

Am Tag selbst und danach

Ab jetzt habt ihr nur noch eine Aufgabe: genießen. Gebt das Handy an die Trauzeugen ab und lasst die anderen sich um die Abläufe kümmern.

Nach der Hochzeit stehen nur noch ein paar Dinge an: Leihgaben zurückgeben, Danksagungen verschicken und, falls ihr euren Namen geändert habt, neue Ausweise beantragen. Und dann: die Fotos anschauen und, wenn ihr ein Audiogästebuch hattet, die Nachrichten eurer Gäste anhören.