Weihnachtsfeier und Firmenfeier planen: Ideen, bei denen niemand mitmachen muss

Nicht jede Firma feiert. In einer Umfrage des Instituts bilendi für die Arbeitgeber-Bewertungsplattform kununu (1.065 Beschäftigte, November 2025) konnten sich 53 Prozent auf eine Weihnachtsfeier freuen, 41 Prozent gingen leer aus. Auch die Haltung ist geteilt: 57 Prozent halten die Feier für einen wichtigen Teil des Arbeitsjahres, für 43 Prozent spielt sie kaum oder gar keine Rolle.

Für die Planung heißt das: Ein Teil eures Teams freut sich seit Wochen darauf, ein anderer Teil kommt aus Höflichkeit. Eine gelungene Feier funktioniert für beide. Wer reden will, findet einen Tisch. Wer etwas erleben will, findet eine Station. Und wer um neun nach Hause geht, hatte trotzdem einen schönen Abend.

Wer organisiert?

Eine Feier, für die alle zuständig sind, organisiert am Ende niemand. Legt deshalb eine Person oder ein kleines Team fest, das ein Budget hat und entscheiden darf. In Praxen und kleinen Betrieben reicht oft eine Person mit zwei Kolleginnen oder Kollegen an der Seite.

Bevor ihr bucht, fragt kurz im Team nach. Eine Mail oder ein Zettel in der Küche genügt:

• Welche Termine gehen gar nicht?
• Wer isst vegetarisch oder vegan?
• Kommen Partnerinnen und Partner mit?

Termin: Dezember ist nicht die einzige Wahl

Laut einer Appinio-Umfrage für den Kassenanbieter Lightspeed (1.000 Befragte in Deutschland, November 2025) beginnt ein Drittel der Befragten (33,7 Prozent) im Oktober mit der Planung der Weihnachtsfeier, ein Viertel (25,1 Prozent) schon im September. Nur 5,4 Prozent warten bis Dezember. Wer jetzt im November sucht, fragt also am besten zügig an und nennt gleich zwei oder drei mögliche Termine.

• Direkt nach Feierabend: Wer Kinder hat oder in Teilzeit arbeitet, kommt leichter, wenn die Feier nicht erst um 20 Uhr beginnt.
• Während der Arbeitszeit: Ein langes Mittagessen oder ein Nachmittag ab 15 Uhr passt zu Teams, die abends schwer zusammenkommen, etwa im Schichtbetrieb.
• Im Januar: Eine Neujahrsfeier entzerrt einen Monat, der für viele ohnehin voll ist.
• Im Sommer: Steuerlich sind zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr begünstigt (mehr dazu unten). Eine kleine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest im Juni passen also gut zusammen.

Ort: Restaurant, Büro oder Location

In der kununu-Umfrage feierten 46 Prozent in Restaurants oder Gaststätten, 26 Prozent direkt im Unternehmen und 19 Prozent in größeren Locations wie Hotels, Bars oder Eventhallen. Jede Variante hat ihre eigenen Fragen.

• Restaurant: wenig Aufwand, Küche und Service sind geregelt. Was eine Feier dort verderben kann, zeigt die Lightspeed-Umfrage: unfreundliches Personal (58,2 Prozent), eine schlechte Atmosphäre unter den Gästen (52,2 Prozent) und lange Wartezeiten auf Essen und Getränke (47,6 Prozent). Ein vorab gewähltes Menü oder ein Buffet nimmt Druck aus der Küche. Fragt auch, bis wann ihr den Raum habt.
• Im eigenen Betrieb: vertraut und für alle gut zu erreichen. Dafür braucht ihr Catering und Stehtische, und am nächsten Morgen muss jemand aufräumen. Stationen helfen hier am meisten, weil sie aus dem Besprechungsraum oder der Werkhalle einen Ort zum Feiern machen.
• Location: Platz für größere Teams, oft mit eigener Technik. Klärt vorher, ob ihr eigene Deko und Stationen mitbringen dürft und wo es Strom gibt.

Budget pro Kopf: die 110-Euro-Regel

Für die meisten Firmen ist die wichtigste Zahl die 110. Bis zu diesem Betrag je Feier und teilnehmendem Beschäftigten zählen die Kosten einer Betriebsveranstaltung nicht als Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Einkommensteuergesetz). Das gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Auch die aktuelle Fassung des Gesetzes (zuletzt geändert im Oktober 2026) nennt 110 Euro.

Voraussetzung ist, dass die Feier allen Beschäftigten des Betriebs offensteht oder allen einer Abteilung. Eine Feier nur für ausgewählte Leute, etwa die Führungsebene, erfüllt das nicht.

Was in die 110 Euro einfließt, erklärt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Gezählt werden alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, auch die für den äußeren Rahmen:

• Essen, Getränke und Süßigkeiten
• Musik und künstlerische Darbietungen
• Raummiete, Beleuchtung und alles, was ihr für den Rahmen bucht oder mietet
• Geschenke, die ihr bei der Feier überreicht
• ein gemeinsamer Bus zum Ausflugsziel und übernommene Fahrt- oder Übernachtungskosten
• Trinkgelder und Stornokosten

Nicht dazu zählen interne Kosten wie Strom und Wasser, wenn ihr in den eigenen Räumen feiert.

Gerechnet wird so: Ihr teilt die Gesamtkosten durch alle Anwesenden, Begleitpersonen eingeschlossen. Den Anteil der Begleitung rechnet ihr dem Beschäftigten zu. Einen eigenen Freibetrag hat sie nicht.

Ein Rechenbeispiel: Eure Feier kostet 4.000 Euro. Es kommen 30 Beschäftigte und 10 Begleitpersonen, also 40 Gäste. Pro Kopf sind das 100 Euro. Wer allein kommt, bleibt unter 110 Euro. Wer mit Begleitung kommt, dem werden 200 Euro zugerechnet, davon sind 90 Euro steuerpflichtig.

Teurer feiern dürft ihr trotzdem. Der Betrag über 110 Euro ist dann Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz), auch das nur, wenn die Feier allen offensteht. Bei der Umsatzsteuer wirken die 110 Euro als Grenze: Liegt ihr darüber, entfällt in der Regel der Vorsteuerabzug für die Feier. Die Einzelheiten klärt ihr mit eurer Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung, am besten vor der Buchung. Die 110-Euro-Regel betrifft Arbeitgeber und ihre Beschäftigten. Feiert ein Verein mit seinen Mitgliedern, fragt ebenfalls bei der Steuerberatung nach.

Gemietete Stationen lassen sich gut auf den Kopf umrechnen. Unsere Tattoobar kostet 99 Euro für 24 Stunden, bei 40 Gästen sind das knapp 2,50 Euro pro Person. Liegt eure Feier mehr als 10 Kilometer von unserem Standort in Minden entfernt, kommen 0,50 Euro pro gefahrenem Kilometer dazu.

Wichtig: Ladet alle ein. Die Steuerregel setzt voraus, dass die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder einer Abteilung offensteht, und für den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung gilt dasselbe. Ob jemand kommt, entscheidet dann jede und jeder selbst.

Programm: Stationen statt Pflicht

Teambuilding mit Anwesenheitspflicht oder ein Spiel, bei dem Einzelne vor allen anderen etwas vorführen müssen: Für manche ist das der lustigste Teil des Abends, für andere der Grund, früh zu gehen. Stationen lösen das. Sie stehen den ganzen Abend bereit, jeder geht hin, wann er will, und niemand merkt, wer nicht mitmacht.

Ideen ganz ohne Verleih:

• Jahresrückblick: Fotos aus dem Jahr laufen als Diashow auf einem Bildschirm, ohne Moderation.
• Quiz am Tisch: Fragen zum Betrieb und zum Jahr liegen auf den Tischen, jeder Tisch rätselt für sich.
• Wichteln mit Preisgrenze: freiwillig, mit einer Liste, in die man sich einträgt.
• Gemeinsamer Auftakt: ein Gang über den Weihnachtsmarkt vor dem Essen, für alle, die mögen.

Stationen zum Mieten:

• Fotospiegel: Eure Gäste starten die Aufnahme direkt am Spiegel. Die Fotos werden vor Ort gedruckt und landen zusätzlich in einer Online-Galerie. Das Drucklayout ist individuell gestaltbar, für Firmen gibt es auf Wunsch einen Rahmen im Corporate Design und die Integration eures Logos. Je später der Abend, desto besser werden die Fotos.
• Tattoobar: Aus einem originalen Kaugummiautomaten im Retro-Stil dreht sich jeder sein Tattoo, auf Wunsch mit eurem Logo. Aufgetragen wird es gleich an der Wasserstation.
• Candybar: Süßigkeiten, Chips und Kekse zum Selbstabfüllen, auf Wunsch mit Brezel- oder Donutstation. Sie braucht kein Programm und keine Erklärung.
• Pong-Tisch: Einkauf gegen Werkstatt, gespielt mit Bierbechern oder mit Sekt- und Weingläsern. Mit Wasser oder Saft gefüllt spielt auch mit, wer keinen Alkohol trinkt.

Eine Rede gehört trotzdem dazu. Ein paar Minuten Dank von der Geschäftsführung reichen, am besten zu Beginn, bevor das Essen kommt.

Alkoholfrei und der Weg nach Hause

In der kununu-Umfrage sagten 52 Prozent, dass sie auf der Weihnachtsfeier Alkohol trinken. 48 Prozent verzichten komplett. Alkoholfreie Getränke verdienen deshalb dieselbe Sorgfalt wie die Weinauswahl, zum Beispiel ein alkoholfreier Sekt zum Anstoßen und ein Punsch ohne Schuss. Habt ihr Auszubildende unter 18 dabei, plant für sie von Anfang an eine alkoholfreie Variante ein, auch am Pong-Tisch.

Der Heimweg gehört zur Planung. Schaut vorher, wann die letzten Busse und Bahnen fahren, und sprecht Fahrgemeinschaften mit festen Fahrerinnen und Fahrern ab. Organisiert die Firma einen gemeinsamen Bus, zählen die Kosten zur Feier und damit zu den 110 Euro.

Wann die gesetzliche Unfallversicherung gilt

Auf einer Betriebsfeier sind Beschäftigte gesetzlich unfallversichert, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) nennt vier:

1. Das Unternehmen hat die Feier selbst organisiert oder zumindest offiziell gebilligt.
2. Die Unternehmensleitung oder eine von ihr beauftragte Person nimmt teil.
3. Die Feier steht allen Beschäftigten offen. Kleinere Einheiten großer Unternehmen können auch für sich feiern, wenn die Leitung zugestimmt hat.
4. Die Feier soll das Betriebsklima stärken.

Dann besteht Schutz während des offiziellen Programms und solange noch die Mehrzahl der Teilnehmenden da ist. Auch der direkte Hin- und Rückweg ist versichert, wenn er nicht privat unterbrochen wird. Wer danach noch in eine Bar weiterzieht, ist in der Regel nicht mehr gesetzlich versichert. Ebenfalls nicht versichert sind Unfälle, die hauptsächlich auf Alkohol zurückgehen, und externe Gäste wie Partnerinnen, Partner oder Familienangehörige.

Tipp: Die DGUV empfiehlt, die Rahmenbedingungen klar im Team zu kommunizieren. Schreibt deshalb in die Einladung, wer einlädt und wann das offizielle Programm endet.

Sommerfest, Jubiläum und Messe

Vieles davon lässt sich auf andere Anlässe übertragen.

• Sommerfest: Neben der Weihnachtsfeier kann es die zweite begünstigte Betriebsveranstaltung im Jahr sein. An warmen Tagen ist eine Slush-Eismaschine ein echter Hingucker, alkoholfrei für alle oder als Slush-Cocktail für später. Feiert ihr draußen, gilt in NRW von 22 bis 6 Uhr die Nachtruhe (§ 9 Landes-Immissionsschutzgesetz). Klärt mit eurer Location, wann die Musik nach drinnen zieht.
• Firmenjubiläum: Feiert ihr mit der ganzen Belegschaft, ist auch das eine Betriebsveranstaltung. Ladet ihr zusätzlich viele Kunden und Geschäftspartner ein, wird es komplizierter: Eine Betriebsveranstaltung liegt laut Finanzverwaltung nur vor, wenn überwiegend Beschäftigte und ihre Begleitungen teilnehmen.
• Messe und Tag der offenen Tür: Hier geht es um Gäste von außen. Ein Fotospiegel mit Rahmen im Corporate Design und eurem Logo gibt Besuchern ein gedrucktes Foto mit nach Hause. An der Tattoobar drehen sie sich Logo-Tattoos aus dem Automaten. Wollt ihr Fotos später auf eurer Website oder in Social Media zeigen, braucht ihr grundsätzlich die Einwilligung der Abgebildeten (§ 22 Kunsturhebergesetz). Fragt vorher und stimmt die Details mit eurem Datenschutz ab.

Checkliste für eure Firmenfeier

1. Organisationsteam und Budget festlegen.
2. Termin im Team abstimmen, einen Ausweichtermin bereithalten.
3. Ort buchen und klären, bis wann ihr bleiben dürft.
4. Alle Beschäftigten einladen und festlegen, ob Begleitpersonen mitkommen.
5. Essen mit vegetarischer Auswahl und alkoholfreie Getränke gleichwertig planen.
6. Ein oder zwei Stationen statt Pflichtprogramm, dazu eine kurze Rede.
7. Den Heimweg organisieren.
8. Kosten pro Kopf ausrechnen und mit der Steuerberatung abstimmen.

Wir sind in Minden zu Hause und liefern unter anderem nach Bielefeld, Herford, Bad Oeynhausen, Bückeburg und Hannover. Wenn ihr mehrere Stationen kombinieren wollt, schickt uns eure Wunschliste, dann bekommt ihr ein individuelles Angebot. Den Termin für euer Sommerfest könnt ihr bei uns schon ein Jahr im Voraus blocken. Viele Ideen aus unserem Artikel Gäste unterhalten auf der Hochzeit funktionieren übrigens auch auf Firmenfeiern.